Why lean is not mean

Är lean något för handeln?

Ja det beror allt på hur det görs. Från den japanska bilindustrin har  lean produktionkonceptet spritt sig till fler branscher. Olika typer av tillverkningsindustri har länge tillämpat lean-principer. Tankarna har fått fäste inom vården, och nu görs försök inom handeln.

Avarter förekommer. Lean is Mean har många sagt under vägen. Det blir lätt så när man försöker ta genvägar och försöker hoppa direkt till det önskade resultatet:

Effektivisering, kostnadskontroll, nöjdare kunder och bättre lönsamhet.

En fredag i slutet av maj höll Handelsrådet en frukost med KTH-professorn i ergonomi Jörgen Eklund.

Han är en varm förespråkare för Lean – gjort på rätt sätt.

Han varnar för att börja i fel ända:

–Dra inte ner på resurser innan det är ordning på processerna. Dåliga implementeringar leder till problem, säger han.

Det är inte effektiviseringarna som ska ligga i fokus. De projekt som lyckas utgår från en bredare syn på Lean, anser Jörgen Eklund.

Rätt ända att börja i är att analysera vilka problem och störningar det finns i organisationen. Kanske det finns flaskhalsar som gör att vissa moment fördröjs och folk får vänta i onödan, för att kanske sedan tvingas jobba över.

En smidigare process som ger jämnare arbetsbelastning leder till kortare ställtider, mindre stress, troligen till bättre kvalitet eftersom stressade människor begår fler fel.

–Bättre ordning och struktur ger bättre arbetsförhållanden, säger professorn.

Det handlar alltså inte i första hand om besparingar utan om kultur. Det viktiga är att alla deltar. Fokus ligger på processerna, ledarskapet är coachande.

Då kommer effektiviteten automatiskt.

Hur kan det här industritänket tillämpas inom handel?

På Handelsrådets frukost var Saltå Kvarn inbjudna. Produkterna är välkända och finns numera i hela Sverige. Företaget, med kvarn, butik och café har 70 anställda. Företaget köper in råvarorna, ekologiskt odlad säd och grönsaker från ett trettiotal gårdar.

Hanna Wilson och Hilde Lang från Saltå Kvarn berättade om företagets Lean-projekt. Det hade startat i en fråga ”Hur ska vi göra för att sluta slösa”. Företagsledningen hade en känsla av att tid, energi, råvaror och pengar rann iväg i onödan.

Personligen har jag många gånger varit med om hur problem tacklats från andra hållet:

Företagsledningen inser att kostnaderna inte riktigt täcks av intäkterna. Då börjar man panikstoppa utgifter och beordra människor att ta kortare kafferaster. Resebudgeten kapas. Fruktkorgen avskaffas. Medarbetare som slutar ersätts inte utan arbetsuppgifterna fördelas. Stressen ökar.

På en del håll har man mage att kalla detta lean, fastän man definitivt inte är annat än mean.

Saltå Kvarn som är ett värderingsstyrt företag hade en helt annan utgångspunkt – Företaget har som mål att göra jorden och människorna gott. Därför vill man spara på resurser.


Hanna Wilson och Hilde Lang från Saltå Kvarn berättar om företagets Lean-projekt

Hanna Wilson berättade att man började med att trimma organisationen i kvarnen. Eftersom många olika slags mjöl mals är det frekventa ställtider mellan mjölsorterna. Maskiner står still och människor väntar. Med lite smartare organisering minskade ställtiderna från två timmar till 45 minuter i snitt.

Man fortsatte genom organisationen att leta avvikelser. Vilka problem återkom gång på gång för att varje gång få en akutlösning?

Hilde Lang förklarar att lean-arbetet var så genomgripande att alla faktiskt ställde om sitt sätt att tänka. En kundtjänstmedarbetare som varit barnledig i 18 månader sedan projektet startade vittnade om att hon kom tillbaka till ett helt nytt företag. Den dagliga styrningen var mer noggrann, arbetssättet var mer standardiserat. Det låter lite trist – men det medförde tvärtom att alla gjorde ett bättre jobb och trivdes bättre.

Leveransgraden ökade från 93 till 98 procent.

Ett lean projekt initieras uppifrån. Det är nog mycket ovanligt att man underifrån i en organisation lyckas övertyga ledningen om att saker kan göras smartare.

Företagsledningen har en utgångspunkt och en agenda. Om syftet är dolt för medarbetarna blir det garanterat pannkaka. Otrivseln ökar, medarbetare flyr.

På Saltå Kvarn var ledningen hela tiden öppen med syften och mål och involverade alla.

I dag förefaller det självklart att man kommer att fortsätta på samma spår, med ständiga förbättringar.

–Det är inte ett projekt som avslutas, utan det är en total omställning av hela företaget. Ingen vill gå tillbaka till det som varit, säger Hanna Wilson.

Författare: Dagmar Forne

Dagmar Forne, journalist med mångårig erfarenhet och djupa kunskaper om handel.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *