Why lean is not mean

Är lean något för handeln?

Ja det beror allt på hur det görs. Från den japanska bilindustrin har  lean produktionkonceptet spritt sig till fler branscher. Olika typer av tillverkningsindustri har länge tillämpat lean-principer. Tankarna har fått fäste inom vården, och nu görs försök inom handeln.

Avarter förekommer. Lean is Mean har många sagt under vägen. Det blir lätt så när man försöker ta genvägar och försöker hoppa direkt till det önskade resultatet:

Effektivisering, kostnadskontroll, nöjdare kunder och bättre lönsamhet.

En fredag i slutet av maj höll Handelsrådet en frukost med KTH-professorn i ergonomi Jörgen Eklund.

Han är en varm förespråkare för Lean – gjort på rätt sätt.

Han varnar för att börja i fel ända:

–Dra inte ner på resurser innan det är ordning på processerna. Dåliga implementeringar leder till problem, säger han.

Det är inte effektiviseringarna som ska ligga i fokus. De projekt som lyckas utgår från en bredare syn på Lean, anser Jörgen Eklund.

Rätt ända att börja i är att analysera vilka problem och störningar det finns i organisationen. Kanske det finns flaskhalsar som gör att vissa moment fördröjs och folk får vänta i onödan, för att kanske sedan tvingas jobba över.

En smidigare process som ger jämnare arbetsbelastning leder till kortare ställtider, mindre stress, troligen till bättre kvalitet eftersom stressade människor begår fler fel.

–Bättre ordning och struktur ger bättre arbetsförhållanden, säger professorn.

Det handlar alltså inte i första hand om besparingar utan om kultur. Det viktiga är att alla deltar. Fokus ligger på processerna, ledarskapet är coachande.

Då kommer effektiviteten automatiskt.

Hur kan det här industritänket tillämpas inom handel?

På Handelsrådets frukost var Saltå Kvarn inbjudna. Produkterna är välkända och finns numera i hela Sverige. Företaget, med kvarn, butik och café har 70 anställda. Företaget köper in råvarorna, ekologiskt odlad säd och grönsaker från ett trettiotal gårdar.

Hanna Wilson och Hilde Lang från Saltå Kvarn berättade om företagets Lean-projekt. Det hade startat i en fråga ”Hur ska vi göra för att sluta slösa”. Företagsledningen hade en känsla av att tid, energi, råvaror och pengar rann iväg i onödan.

Personligen har jag många gånger varit med om hur problem tacklats från andra hållet:

Företagsledningen inser att kostnaderna inte riktigt täcks av intäkterna. Då börjar man panikstoppa utgifter och beordra människor att ta kortare kafferaster. Resebudgeten kapas. Fruktkorgen avskaffas. Medarbetare som slutar ersätts inte utan arbetsuppgifterna fördelas. Stressen ökar.

På en del håll har man mage att kalla detta lean, fastän man definitivt inte är annat än mean.

Saltå Kvarn som är ett värderingsstyrt företag hade en helt annan utgångspunkt – Företaget har som mål att göra jorden och människorna gott. Därför vill man spara på resurser.


Hanna Wilson och Hilde Lang från Saltå Kvarn berättar om företagets Lean-projekt

Hanna Wilson berättade att man började med att trimma organisationen i kvarnen. Eftersom många olika slags mjöl mals är det frekventa ställtider mellan mjölsorterna. Maskiner står still och människor väntar. Med lite smartare organisering minskade ställtiderna från två timmar till 45 minuter i snitt.

Man fortsatte genom organisationen att leta avvikelser. Vilka problem återkom gång på gång för att varje gång få en akutlösning?

Hilde Lang förklarar att lean-arbetet var så genomgripande att alla faktiskt ställde om sitt sätt att tänka. En kundtjänstmedarbetare som varit barnledig i 18 månader sedan projektet startade vittnade om att hon kom tillbaka till ett helt nytt företag. Den dagliga styrningen var mer noggrann, arbetssättet var mer standardiserat. Det låter lite trist – men det medförde tvärtom att alla gjorde ett bättre jobb och trivdes bättre.

Leveransgraden ökade från 93 till 98 procent.

Ett lean projekt initieras uppifrån. Det är nog mycket ovanligt att man underifrån i en organisation lyckas övertyga ledningen om att saker kan göras smartare.

Företagsledningen har en utgångspunkt och en agenda. Om syftet är dolt för medarbetarna blir det garanterat pannkaka. Otrivseln ökar, medarbetare flyr.

På Saltå Kvarn var ledningen hela tiden öppen med syften och mål och involverade alla.

I dag förefaller det självklart att man kommer att fortsätta på samma spår, med ständiga förbättringar.

–Det är inte ett projekt som avslutas, utan det är en total omställning av hela företaget. Ingen vill gå tillbaka till det som varit, säger Hanna Wilson.

Smart att rekrytera nyanlända

För en tid sedan talade jag med Amelie Silfverstolpe på Axfoundation om hur svenska företag försöker lösa de skriande personalbehoven:

–Alla storföretag fiskar i samma vatten. Man anställer personer man känner till. Bland småföretag finns det 72 000 lediga jobb som inte kan besättas eftersom företagarna inte hittar människor med rätt kompetens att anställa.

Samtidigt går kompetenta nyanlända utan jobb eftersom de inte känner någon som kan ge dem den första knuffen in på arbetsmarknaden, konstaterar hon.

Amelie Silfverstolpe är projektledare för Axfoundations program Öppna Dörren.

Det är ett enkelt och smart sätt att skapa kontakter mellan nya och etablerade svenskar.

Hon framhåller att nyanlända har svårt att komma in i samhället och få jobb eftersom de inte känner några svenskar. Eftersom 7 av 10 jobb förmedlas genom kontakter är det viktigt att träffas. Öppna Dörren organiserar olika typer av träffar mellan etablerade svenskar och nyanlända. Det finns fyra inriktningar:

Svenska med baby, för föräldralediga och barn från olika kulturer. Invitationsdepartementet, som går ut på att bjuda hem någon med annan bakgrund på middag, Kompisbyrån, som länkar samman nya vänner med olika bakgrund över en fika, och Yrkesdörren som för samman etablerade och nya svenskar för att bygga jobbrelaterade nätverk.

–Grejen är att det ska vara enkelt. Man binder inte upp sig för mer än en första träff. Det ställs inga krav på att det ska leda till varken jobb eller vänskap, förklarar Amelie Silfverstolpe.

Men ofta händer det något. Mötena har skapat ett socialt sammanhang, de ger möjlighet att träna svenska och många gånger leder kontakterna till jobbrekommendationer.

I samma veva blir jag inviterad till en träff mellan nyanlända akademiker och svenska HR-experter. Initiativtagaren, Sofia Brax, är verksam i Göteborg där hon ordnat ett antal liknande träffar, och nu ordnas den första träffen i Stockholm. Vi håller till i rekryteringsföretaget Headlights lokaler vid Humlegården. Stämningen är härlig. Många av de nyanlända har varit en kort tid i Sverige och de är fulla av planer och målinriktad energi.

En man är ingenjör. Han är fast besluten att lära sig svenska på ett år, söka jobb under tiden och vara redo att börja jobba så fort han avslutat sfi.

Jag säger ingenting för att ta ner hans entusiasm.

Någonstans därute finns det väl något smart företag som inser betydelsen av att få in en hårt motiverad medarbetare.

Ett reportage från kvällen finns här:

https://www.njus.me/nyheter//0/370630/nyanlanda-motte-hr-proffs?utm_medium=fb&utm_source=share

Författaren Per Grankvist är en driven föreläsare som har ett effektivt grepp om de ämnen han behandlar. Jag hör honom på ett seminarium om  #metoo där han ifrågasätter det smarta i att sextrakassera och diskriminera.
– När man tvekar om vilken väg man ska gå är det bra att ställa frågan om det jag tänker göra är smart eller osmart säger han.

Så ställ frågorna:

Är det smart att välja bort personer med långa krångliga indiska namn när man söker it-utvecklare?

Är det smart att välja personer utifrån vilka förutsättningar de har att klara jobbet ?

Är det smart att låta människor vänta i månader på att få börja i undermålig sfi-undervisning och att sedan försörja dem i åratal medan deras yrkeskunskaper ligger i träda?

Är det smart att låta kommunerna sköta sfi-undervisningen när studieförbunden klarar uppgiften så mycket bättre?

Är det smart att ta vara på den drivkraft människor har när de kommer till Sverige – redo att börja ett nytt liv?

Ställ ett antal frågor. Verkställ dem som besvaras med ja.

Nja, att politik skulle utformas på ett smart sätt är väl en utopi – det finns ju så många övervärdiga idéer att ta hänsyn till – men företag behöver ju faktiskt inte fundera över vad som är “politiskt möjligt”.

De ska agera smart bara för att det är bra för företaget.

Smarta företag strävar efter en långsiktigt hållbar modell så att de kan leva och utvecklas länge.

Då är det naturligt att vara öppen för nya strömningar och idéer och självklart att anställa personer som har kontakt med nya intressanta kundgrupper.

 

GDPR förändrar rekryteringsprocessen – gudskelov!

Det är få områden i affärslivet som kommer att förbli opåverkade av den nya datalagstiftningen, GDPR, som träder i kraft den 25 maj i år.

Rekryteringar påverkas. Det hade jag inte tänkt på förrän jag ramlade över ett upprop från rekryteringsföretaget TNG.

Arbetsgivare får genom GDPR mycket större skyldigheter, och arbetssökande mycket större rättigheter. Personuppgifter måste hanteras med mycket större varsamhet än tidigare.

En rekryteringsprocess är bemängd med känsliga personuppgifter. Ta bara de personliga brev som ofta ska beledsaga cv och betyg.

Jag har själv en gång vid en internflytt på ett jobb jag hade, hittat en drös med sådana ansökningshandlingar med cv och personliga brev nederst i en bokhylla, under en stapel med tidskrifter.

Jag känner personen som hade fått jobbet. Det var hen som upptäckte den ganska tjocka högen med handlingar. Förstummade tittade vi på det översta brevet. Skrivet av en person med ett ovanligt namn.

Det hade gått ett par år sedan rekryteringen gjordes. Denna kandidat hade redan tagit några kliv i sin karriär. Brevet var skrivet av en nyutexaminerad person och hade en närmast desperat ton. Jag citerar inte formuleringarna, trots att jag minns dem. För tänk – om någon skulle känna igen uttycksättet skulle det teoretiskt sett kunna utgöra en personuppgift. Jo faktiskt! En personuppgift är egentligen vad som helst som gör det möjligt att identifiera en nu levande person.

Vad gjorde vi då? En dokumentförstörare hade naturligtvis varit rätt ställe att förpassa dem till, men sådan fanns inte.

Eller också borde vi ha rusat in till den chef som hade ansvaret för rekryteringen, daskat luntan i bordet och talat om att hanteringen inte var ok.

Det var faktiskt lagstridigt redan då, mot PUL, även om det inte fanns några kännbara sanktioner.

Men chefen var på sportlov. Så vi smög ner luntan i en låda i en hurts som vi låste.

Vart nyckeln tog vägen vete fåglarna.

Men nu, med GDPR blir det andra bullar!
Vilka regler som gäller för både arbetsgivare och arbetstagare skriver jag om på njus.me:

https://www.njus.me/nyheter//0/332770/gdpr-nbspforandrar-jobbrekrytering?utm_medium=fb

https://www.njus.me/nyheter/samhälle/338262/332823/ny-lag-skyddar-jobbsokare

För övrigt anser jag att de personliga breven borde försvinna ur rekryteringsprocesserna.

 

De göder bara fördomar. Om arbetssökande kan stava går att testa på andra sätt.